Rumsbokare för företag, skolor och organisationer
En rumsbokare gör det enkelt att se, boka och hantera mötesrum direkt utanför dörren. Med en digital bokningspanel blir det tydligt om rummet är ledigt, bokat eller pågående – och ni minskar risken för dubbelbokningar, spring i korridorerna och onödig frustration.
AV-Guiden hjälper er att välja rätt lösning för rumsbokning, bokningspaneler, översiktsskärmar, wayfinding och skrivbordsbokning – med rådgivning, leverans, installation och support i Stockholm och resten av Sverige.
Osäker på om ni behöver licens? Vi hjälper er reda ut vad som fungerar med Microsoft 365 eller Google Workspace.
Skapa ordning i mötesrummen – utan att göra det krångligt
Många organisationer har redan grunden på plats i form av Microsoft 365, Exchange, Outlook, Google Workspace eller Google Kalender. Det betyder att en rumsbokare ofta kan anslutas till befintliga rumskalendrar utan att hela bokningsflödet behöver byggas om.
Det viktiga är att välja en lösning som passar hur ni faktiskt arbetar. För vissa räcker en enkel panel utanför varje mötesrum. Andra behöver översiktsskärmar i receptionen, wayfinding, skrivbordsbokning, besökshantering eller statistik över hur kontoret används.
Se status direkt
Medarbetare och besökare ser direkt om rummet är ledigt, bokat eller om ett möte pågår.
Boka på plats eller i kalendern
Rummet kan bokas via panelen, Outlook, Google Kalender eller annan bokningslösning beroende på system.
Bättre flyt i vardagen
Färre dubbelbokningar, tydligare ansvar och bättre användning av mötesrum och arbetsplatser.
Behövs det licens för rumsbokare?
Det beror på hur behovet ser ut. Många företag och skolor klarar sig långt med befintliga rumskalendrar i Microsoft Exchange / Office 365 eller Google Workspace. Då används rumsbokaren i praktiken som en tydlig bokningspanel mot den kalenderlösning ni redan har.
I enklare lösningar kan det därför räcka med själva hårdvaran, rätt konfiguration och befintliga kalenderkonton. I mer avancerade lösningar kan licens behövas för molnhantering, statistik, mobilapp, kontorskartor, skrivbordsbokning, besökshantering eller central administration.
- Enkel rumsbokning kan ofta fungera med befintlig Microsoft 365- eller Google-miljö
- Molnbaserade plattformar kan ge mer statistik, administration och extra funktioner
- Skrivbordsbokning och kontorskartor kräver oftare en mer komplett plattform
- Vi hjälper er kontrollera vad som behövs innan ni köper in utrustning
Vår rekommendation
Börja inte med produkten – börja med arbetssättet.
- Hur många mötesrum ska bokas?
- Ska rummen bara visas utanför dörren, eller även i receptionen?
- Behöver användare kunna boka via mobil eller karta?
- Vill ni även ha skrivbordsbokning eller besökshantering?
- Ska lösningen fungera med Microsoft 365 eller Google Workspace?
Rumsbokare utanför konferensrummet
Den vanligaste lösningen är en digital bokningspanel monterad utanför mötesrummet. Panelen visar rummets namn, aktuell bokning, nästa bokning och om rummet är ledigt eller upptaget.
För användaren blir det enkelt: boka direkt på panelen, förläng mötet vid behov eller se när rummet blir tillgängligt. För verksamheten skapar det bättre överblick och minskar onödiga avbrott.
Översiktsskärm i receptionen
En översiktsskärm i receptionen eller entrén visar vilka mötesrum som är lediga, bokade eller har pågående möten. Det är särskilt användbart i större kontor, skolor, konferensanläggningar, vårdmiljöer och offentliga miljöer där många personer behöver hitta rätt snabbt.
Skärmen kan visa rumsnamn, tider, status och ibland även vägledning till rätt lokal.
Wayfinding och digital vägvisning
I större lokaler kan en rumsbokare kompletteras med en wayfinder – en touchskärm med kartor och vägvisning. Besökare och medarbetare kan hitta rätt konferensrum, utbildningssal, reception, avdelning eller annan plats i byggnaden.
Det kan också kombineras med digital signage för välkomstmeddelanden, information och internkommunikation.
Skrivbordsbokning för aktivitetsbaserade arbetsplatser
I aktivitetsbaserade arbetsplatser, där fasta skrivbord ersätts av flexibla arbetszoner, kan skrivbordsbokning minska en av de vanligaste stressfaktorerna: osäkerheten kring var man ska sitta.
Med digital skrivbordsbokning kan medarbetare boka en plats innan de kommer till kontoret. Det skapar bättre struktur, minskar morgonstressen och ger ledningen värdefull data om hur kontoret faktiskt används.
- Medarbetare kan säkra en sittplats innan ankomst
- Kontoret kan planeras utifrån verklig beläggning
- Passar hybridkontor och aktivitetsbaserade arbetsplatser
- Kan kombineras med rumsbokning, kartor och mobilapp
Evoko för rumsbokning, skrivbordsbokning och besökshantering
Evoko erbjuder lösningar för mötesrumsbokning, skrivbordsbokning och besökshantering. För verksamheter som vill ha en mer komplett molnbaserad plattform kan exempelvis Evoko Naso vara ett intressant alternativ.
Evoko Naso passar särskilt bra när de anställda även ska kunna boka skrivbord, se kontorskartor i mobilen och använda en modern molnlösning med löpande licens.
Exempel på rumsbokare och ungefärliga prisnivåer
Det finns flera bra alternativ för rumsbokning beroende på om ni vill ha en enkel panel mot Microsoft 365 eller Google Workspace, eller en mer komplett plattform med extra funktioner. Priserna nedan är ungefärliga och kan variera beroende på modell, licens, antal enheter och projektets omfattning.
| Lösning | Ungefärligt pris | Plattform | Passar när |
|---|---|---|---|
| Visneto | ca 6 000 kr | Office 365 / Microsoft 365 eller Google Workspace | Ni vill ha en tydlig och prisvärd rumsbokare med stöd för vanliga kalenderplattformar. |
| Yealink | ca 7 900 kr | Office 365 / Microsoft 365 eller Google Workspace | Ni vill kombinera mötesrumsteknik, Teams-miljöer och rumsbokning i en sammanhållen lösning. |
| Loop24 | ca 7 000 kr | Office 365 / Microsoft 365, Google Workspace samt fristående LoopBooking | Ni vill ha flexibilitet mellan kalenderintegration och en egen fristående bokningsplattform. |
| Biamp / Evoko | ca 8 500 kr | Office 365 / Microsoft 365, Google Workspace, Evoko Booking och molnbaserad mjukvara | Ni vill ha en mer komplett lösning med möjlighet till molnfunktioner och utbyggnad över tid. |
Priser är vägledande och anges exklusive installation, eventuell licens, konfiguration, kablage, nätverk och moms om inget annat anges.
Installation, konfiguration och support
En rumsbokare är inte bara en skärm på väggen. För att lösningen ska fungera bra i vardagen behöver kalenderkoppling, nätverk, konton, behörigheter, montering och användarflöde vara rätt från början.
AV-Guiden hjälper till med rådgivning, val av produkt, installation, konfiguration och service och support. Vi kan även hjälpa till att se över helheten kring mötesrum, digital signage, översiktsskärmar och stativlösningar.
Det vi hjälper till med
- Val av rumsbokare och bokningsplattform
- Kontroll av Microsoft 365, Exchange eller Google Workspace
- Montering på vägg, glas eller stativ
- Nätverk, strömförsörjning och kabeldragning
- Konfiguration av rumskalendrar och behörigheter
- Support, utbildning och dokumentation
Relaterade lösningar
Rumsbokare fungerar ofta bäst som en del av en större helhet kring mötesrum, informationsskärmar, digital vägvisning och kontorets användarupplevelse.
Vanliga frågor om rumsbokare
Måste man ha licens för rumsbokare?
Inte alltid. Många lösningar kan använda befintliga rumskalendrar i Microsoft 365 / Exchange eller Google Workspace. Licens kan däremot behövas för molnhantering, statistik, mobilapp, skrivbordsbokning, kontorskartor eller mer avancerad administration.
Kan rumsbokaren fungera med Outlook?
Ja, många rumsbokare kan integreras med Microsoft 365, Exchange och Outlook. Då bokas rummet i kalendern och visas på panelen utanför mötesrummet.
Fungerar rumsbokare med Google Kalender?
Ja, flera lösningar har stöd för Google Workspace och Google Kalender. Det viktiga är att kontrollera modell, licens och hur rumskalendrarna är uppsatta.
Kan man visa alla mötesrum på en skärm i receptionen?
Ja, många system kan kompletteras med en översiktsskärm som visar lediga, bokade och pågående möten för flera rum samtidigt.
Kan rumsbokning kombineras med skrivbordsbokning?
Ja, vissa plattformar erbjuder både rumsbokning, skrivbordsbokning, kontorskartor och besökshantering. Det passar särskilt bra i aktivitetsbaserade kontor och hybridarbetsplatser.
Vill ni få ordning på mötesrummen?
Berätta kort hur många rum ni har, vilket kalendersystem ni använder och om ni även behöver översiktsskärm, wayfinding eller skrivbordsbokning.
AV-Guiden hjälper er att reda ut vad som behövs – utan att göra lösningen större eller krångligare än nödvändigt.
- Rådgivning kring rätt rumsbokare
- Installation i Stockholm och övriga Sverige
- Stöd för Microsoft 365 och Google Workspace
- Service, support och utbildning vid behov
Få hjälp att välja lösning
Skriv gärna en rad om antal rum, önskad funktion och om ni använder Microsoft 365 eller Google Workspace.
Behöver ni rumsbokare?
Beskriv kort antal rum och vilken kalender ni använder, så återkommer vi med råd kring rumsbokare och installation.